almacenes sanitarios

U.T. 7 ALMACENES SANITARIOS EXISTENCIAS E INVENTARIOS
ALMACENES SANITARIOS.
GESTIÓN DEL ALMACÉN.
VALORACIÓN DE EXISTENCIAS.
PRÁCTICAS CORRECTAS DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS SANITARIOS.
1.ALMACENES SANITARIOS
Un almacén o depósito es el conjunto de artículos y materiales que posee una organización en espera de su utilización posterior en las diferentes unidades.
El objetivo de este depósito es mantener unas existencias suficientes de productos y materiales que garanticen la continuidad de las funciones de las diferentes unidades,aunque el suministro no sea continuo.
Los productos se deben almacenar de manera adecuada,para que su uso sea eficaz y seguro.

Funciones del almacén.
Solicitar el abastecimiento cuando sea necesario.
Recepción y registro de los materiales suministrados.
Rechazo del material que no cumpla determinados requisitos,para su posterior devolución y reposición.
Acondicionar,proteger y conservar los artículos que contiene.
Evitar pérdidas y deterioro del material.
Distribuir el material a las unidades que lo soliciten.
Establecer una adecuada rotación de stocks para evitar que los materiales caduquen.
Registrar y controlar los movimientos de los artículos,realizando revisiones periódicas y estimando los stocks mínimo y máximo,mediante la valoración de existencias y la gestión de inventarios.
Controlar el consumo de artículos por los diferentes servicios.
Diseñar y elaborar la documentación usada por el almacén.

Tipos de almacenes sanitarios.
ALMACENES CENTRALES:depósitos grandes que contienen importantes cantidades de productos y materiales de todo tipo;pej los que abastecen a grandes complejos hospitalarios o sirven a más de un hospital en una CCAA.
ALMACENES GENERALES:reúnen la mayor parte de existencias necesarias para que una institución sanitaria de tamaño medio o medio-grande funcione.
ALMACENES PEQUEÑOS:tienen las existencias mínimas que garantizan el funcionamiento pej de una planta de un hospital o de una consulta privada en un corto período de tiempo.
MIXTO:en centros de tamaño medio o medio-grande,utilizando a la vez un almacén general y almacenes pequeños para material de mayor frecuencia de consumo.
EXTERNALIZACIÓN:se está generalizando su uso en hospitales y otros centros,ya la ventaja es que reduce costes y evita problemas de espacio.Se contrata una empresa externa al centro,que almacena el material y lo suministra cuando se requiere.
Aprovisionamiento.
Aprovisionar es poner a disposición de una organización los productos,bienes y servicios que provienen del exterior y que se necesitan para el correcto funcionamiento.
La gestión correcta de los suministros es muy importante,ya que asegura la disponibilidad de los productos.
La falta de material provoca dificultades para el desarrollo de las funciones.
Para ello 1)preveer las necesidades,2)planificar las necesidades en el tiempo,3)buscarlas en el mercado,4)adquirirlas.
Es importante encontrar las mejores fuentes de suministro para los diferentes productos,e informarse sobre los proveedores.Para ello,definimos:
ARCHIVO DE INFORMACIÓN DE COMPRAS:incluye la información de proveedores que YA HAN SUMINISTRADO producto.Es un banco de datos organizado en fichas de proveedor y fichas de producto.
ESTUDIOS DE MERCADO:se trata de reunir y analizar la información relativa a la producción,distribución y venta de un artículo o grupo de artículos,y de sus posibles proveedores.
INFORMACIÓN DE PROVEEDORES:obtenemos información de ellos a través de visitas de comerciales,muestras,o visitas a sus instalaciones.
Si la institución sanitaria es pequeña o mediana,se encarga el responsable de compras;si son grandes,se encarga un departamento específico.

Modalidades de compra:
Compra centralizada:la gestión de compra de determinados productos y equipamientos,se lleva a cabo por una unidad administrativa central,dependiente del Sistema Regional de Salud,a la cual los centros sanitarios públicos solicitan su material.Ventaja->al ser pedidos grandes,se abaratan los costes.Sólo se compra material homologado:material con unas determinadas características que aparece publicado en documentos administrativos específicos.
Compra descentralizada:cada institución gestiona sus compras.Salen a concurso público las ofertas de proveedores,eligiendo los mejores en la relación clidad/precio.
Sistema mixto:ambos.+++
Suministro de forma programada:los productos se suministran antes de que se agoten,de modo que nunca se interrumpe la actividad por falta de material.+++
Suministro de forma urgente:se produce cuando un servicio se queda sin un artículo/s,y requiere su reposición inmediata.Se produce por un aumento no previsto del consumo,por ejemplo,producido por una mayor demanda asistencial.
2.GESTIÓN DEL ALMACÉN.
Gestión de stocks o existencias:es determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser almacenados.Debe existir un equilibrio entre la cantidad de producto almacenado suficiente para satisfacer la demanda en un momento determinado,y los costes de almacenamiento.
Costes de almacenamiento:costes generados por el local (alquiler,empresa externa,impuestos,hipoteca),requerimientos especiales de determinados productos (temperatura,ventilación,condiciones de seguridad) que implican inversiones en aparatos como frigoríficos,sistemas de ventilación forzada,medios de extinción de incendios,etc.,recursos humanos,y dinero inmovilizado por el gasto al comprar y posibles pérdidas económicas por deterioro o caducidad de artículos.
Stock normal o activo:es el necesario para mantener la actividad asistencial.
Stock extraordinario:es el necesario para satisfacer una demanda aumentada o para abaratar los costes por compra de grandes cantidades.No suele ser frecuente,interesa reducir costes.
Rotura de stocks o inventarios:es la falta de abastecimiento de un artículo/s generado por una demanda asistencial variable y con frecuencia imprevisible,que se genera al mantener unos depósitos demasiado escasos



Stock mínimo:se realiza para evitar la rotura de stocks,y va en función del plazo de entrega de los proveedores,osea,el tiempo que tardan en servir un artículo,y de la demanda previsible.Garantiza el abastecimiento.
Stock de seguridad:es una medida de seguridad complementaria que permite atender demandas puntualmente altas e inesperadas de un determinado artículo/s o demoras excesivas en el suministro.Cuanto más variable sea el ritmo de demanda de los artículos o los plazos de entrega,mayor deberá ser el stock de seguridad.
Stock máximo:cantidad máxima que puede ser almacenada de un determinado producto teniendo en cuenta la capacidad del almacén,los gastos ocasionados por la compra y los costes de almacenamieento.
Stock cero o just in time:determinados productos son almacenados por el proveedor,y mediante un sistema de “pedido abierto” se suministra puntualmente ese artículo en un corto espacio de tiempo.Requiere una perfecta gestión de suministros para evitar desabastecimiento,y por tanto,fallo en la actividad asistencial.
Punto de pedido:es el momento en que se debe realizar el pedido de un detrminado producto,para que teniendo en cuenta los plazos de entrega,no exista desabastecimiento,y se necesita mantener una determinada cantidad de unidades de ese artículo mientras se recibe el pedido.
Previsión perfecta:es un modelo de gestión al que se debe tender que permite anticipar cuándo se van a agotar las existencias del stock activo,cuando la demanda y los plazos de entrega son predecibles,y se puede determinar correctamente el punto de pedido.Permite abaratar costes y una mínima inmovilización de cash.


Seguimiento de existencias.
Inventarios: es el recuento manual de todos los artículos almacenados,verificando que todos los artículos registrados en las fichas del almacén están en stock,localizando los caducados,deteriorados y las bajas.
Ventajas:los artículos están localizados,se verifica el stock,se identifican los productos a retirar (caducados,deteriorados) y se registran los que se dan de baja,se registra (en papel o informático) la información.
Existen diferentes modelos de hojas de inventario.
Inventario anual:se realiza una vez al año.Requiere el bloqueo del almacén durante su realización,y se hace coincidir con el final de cada ejercicio económico.Si hay un error,deben revisarse los movimientos de largos períodos de tiempo (inconv).
Inventario permanente:se realiza diariamente,contabilizando los movimientos de los artículos en la jornada.Los errores se identifican rápidamente,pero es difícil de realizar en almacenes de tamaño grande. (inconv)

Inventario rotativo:principio de PARETO:”POCOS VITALES,MUCHOS TRIVIALES”,describió cómo una población en la que aproximadamente el 20% ostentaba el 80% del poder político y la abundancia económica, mientras que el otro 80% de población, lo que Pareto denominó «las masas», se repartía el 20% restante de la riqueza y tenía poca influencia política.
El análisis ABC permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global (de inventario, de venta, de costes...). Permite también crear categorías de productos que necesitaran niveles y modos de control distintos.
Ejemplo aplicable a la gestión de stock :
"Clase A" el stock incluirá generalmente artículos que representan 80% del valor total de stock y 20% del total de los artículos. En eso la clasificación ABC resulta directamente del principio de Pareto.
"Clase B" los artículos representaran 15% del valor total de stock, 30% del total de los artículos.
"Clase C " los artículos representaran 5% del valor total de stock, 50% del total de los artículos.
Hay pocos art que por ser más caros,se revisan más,pejem quincenalmente,otros,trimestral,y la mayoría,anual.











Valoración de existencias.
Para saber en qué situación económica está una institución sanitaria,debe conocer el capital inmovilizado,osea,el stock de productos y su valor económico.Es la valoración de existencias.
Costes directos:precio unitario de los artículos,incluyendo portes,descuentos,seguros,etc.
Costes indirectos:personal (sueldo,cargas sociales)impuestos,alquiler o hipoteca,gastos de almacenamiento,acondicionamiento,etc
Método FIFO:el primero que entra es el primero que sale;el material utilizado se valora con precio antiguo,y el stock a precio actualizado.Inconv,fiable cuando los precios son estables,si hay inflación o una subida puntual de precios,sobrevalora las existencias.

Método LIFO:el último que entra es el primero que sale;las existencias se valoran a precio antiguo,y el material usado a precio actual.Se aconseja en épocas de inflación o subida de precios.
Método PMP:precio medio ponderado;para superar los inconv de FIFO y LIFO,se calcula la media ponderada del precio pagado por cada unidad que se almacena,y ese precio es el que se aplica a las unidades que salen del almacén.+++ usado,inconv que cada vez que se efectúa una nueva compra,hay que recalcular el PMP de las existencias,para aplicarlo a las nuevas salidas de productos.

Prácticas correctas en el almacenamiento de productos sanitarios.
El almacén sanitario debe garantizar la correcta conservación de las propiedades físicas y químicas de los art,por ello debe seguir las instrucciones que certifica el fabricante,incluido el transporte.
Debe garantizar la autenticidad de los productos.
Facilitar el seguimiento de los lotes en el mercado ,para poder retirarlos si suponen un riesgo para la salud.
Adecuada rotación de los productos almacenados.
Seguimiento de aquellos que necesitan una vigilancia especial.
Sistema de almacenamiento cerrado:sólo pueden acceder al material los profesionales autorizados.Tiene un coste elevado,pero permite el control completo de todos los productos->Almacén general de un hospital.
Sistema de almacenamiento abierto:pueden acceder personas ajenas al almacén.La contabilidad y el inventario es menos rígido->almacén de una planta de hospital.

Clasificación de los medios materiales sanitarios.
Fármacos o medicamentos: